Politique de confidentialité

Le responsable du traitement des données personnelles collectées sur la plateforme HEPHEN est un entrepreneur individuel bénéficiant du régime de la micro-entreprise, exploitant la plateforme sous le nom commercial HEPHEN.

Nom commercial

HEPHEN

Siège social

23 rue du Faubourg Saint-Honoré, Paris, France

SIREN

904 236 395

SIRET

904 236 395 00029

E-mail

contact@hephen.com

Téléphone

06 29 71 72 33

La présente politique décrit les données personnelles traitées par HEPHEN, les finalités poursuivies, les durées de conservation et les droits dont vous disposez au titre du Règlement général sur la protection des données (RGPD) et de la loi Informatique et Libertés.

2.1 Données d'identification

Lors de la création d'un compte et de l'utilisation de la plateforme, HEPHEN peut collecter :

• nom et prénom ;
• adresse e-mail ;
• numéro de téléphone ;
• photo de profil ou avatar choisi ;
• adresse postale et informations d'accès au lieu d'intervention ;
• identifiants de connexion et préférences du compte.

2.2 Données des Professionnels et justificatifs

Pour les comptes Professionnels, HEPHEN collecte en outre :

• numéro d'identification d'entreprise applicable selon le pays d'exercice ;
• pièce d'identité (recto et verso) ;
• attestation d'assurance lorsqu'elle est fournie ;
• informations d'activité : services proposés, zone d'intervention, disponibilités, tarifs ;
• coordonnées bancaires nécessaires au versement des sommes dues.

Ces justificatifs sont utilisés uniquement aux fins de vérification, de conformité et de lutte contre la fraude. Ils ne sont pas rendus publics.

2.3 Données des demandes et réservations

• catégorie et service demandés ;
• description du besoin ;
• adresse et précisions d'accès ;
• date, horaire et type de demande (immédiate ou rendez-vous) ;
• historique des réservations, statuts et validations d'intervention.

2.4 Photos et vidéos

Les Clients peuvent joindre des photos et une vidéo décrivant leur besoin. Ces médias sont transmis au Professionnel concerné afin de permettre l'évaluation de la prestation. Il est recommandé de ne pas y faire figurer de données sensibles ou de personnes identifiables sans leur accord.

2.5 Messages et communications

Les échanges réalisés via la messagerie interne, ainsi que les demandes adressées au support, sont conservés afin d'assurer le service, la sécurité de la plateforme et la gestion des éventuels litiges.

2.6 Données de paiement

Les paiements sont traités par des prestataires de paiement spécialisés. HEPHEN n'enregistre pas les numéros complets de cartes bancaires. HEPHEN conserve uniquement les informations nécessaires au suivi des transactions : montant, date, statut, moyen de paiement utilisé, échéances lorsque le paiement est effectué en plusieurs fois, et références de facturation.

2.7 Données techniques et de connexion

• adresse IP ;
• type d'appareil, navigateur et système d'exploitation ;
• dates et heures de connexion ;
• pages consultées et actions effectuées sur la plateforme ;
• journaux techniques et de sécurité.

Les données sont traitées pour les finalités suivantes :

• créer et gérer les comptes Clients et Professionnels ;
• permettre la mise en relation entre Clients et Professionnels ;
• traiter les demandes d'intervention immédiates et les rendez-vous ;
• gérer les paiements, remboursements et versements ;
• établir les documents de facturation ;
• vérifier les informations et justificatifs des Professionnels ;
• assurer la messagerie et le service client ;
• envoyer les notifications liées au service ;
• publier et modérer les avis ;
• prévenir et détecter la fraude et les usages abusifs ;
• assurer la sécurité et le bon fonctionnement de la plateforme ;
• gérer les réclamations et les litiges ;
• respecter les obligations légales, comptables et fiscales ;
• améliorer les services au moyen de statistiques d'usage.

4.1 Exécution du contrat

La gestion du compte, la mise en relation, la réservation, le paiement et le suivi de l'intervention reposent sur l'exécution du contrat conclu entre l'utilisateur et HEPHEN.

4.2 Obligation légale

La conservation des documents comptables et de facturation, ainsi que certaines vérifications, répondent à des obligations légales.

4.3 Intérêt légitime

La sécurité de la plateforme, la prévention de la fraude, la modération des avis et l'amélioration des services reposent sur l'intérêt légitime de HEPHEN.

4.4 Consentement

Certains traitements reposent sur votre consentement, notamment les cookies non essentiels, la géolocalisation lorsqu'elle est activée et, le cas échéant, les communications à caractère commercial. Ce consentement peut être retiré à tout moment.

Les données peuvent être communiquées :

• au Professionnel sélectionné, pour les seules informations nécessaires à la réalisation de la prestation ;
• au Client, pour les informations nécessaires à l'identification du Professionnel intervenant ;
• aux prestataires techniques agissant pour le compte de HEPHEN ;
• aux prestataires de paiement, pour le traitement des transactions ;
• aux autorités administratives ou judiciaires, en cas d'obligation légale ;
• aux conseils de HEPHEN en cas de litige.

HEPHEN ne vend pas les données personnelles de ses utilisateurs.

5.1 Transmission nécessaire au Professionnel sélectionné

Lorsqu'une demande est confirmée, les informations strictement nécessaires à l'intervention sont transmises au Professionnel retenu : prénom, moyen de contact mis à disposition par la plateforme, adresse et précisions d'accès, description du besoin et médias joints. Le Professionnel ne peut utiliser ces informations qu'aux fins de la prestation.

La plateforme et ses données sont hébergées auprès de prestataires d'infrastructure professionnels situés, selon les services, dans l'Union européenne ou dans des pays offrant des garanties appropriées. HEPHEN recourt également à des prestataires techniques pour l'envoi d'e-mails et de SMS, le traitement des paiements, la cartographie et l'assistance.

La liste des prestataires est susceptible d'évoluer. HEPHEN veille à ne retenir que des prestataires présentant des garanties suffisantes en matière de protection des données et encadrés par des engagements contractuels appropriés.

Certains prestataires techniques peuvent être établis hors de l'Union européenne ou y traiter des données. Dans ce cas, HEPHEN veille à ce que le transfert soit encadré par un mécanisme reconnu, notamment une décision d'adéquation ou des clauses contractuelles types de la Commission européenne, accompagnées de mesures complémentaires lorsque nécessaire.

• Données de compte : pendant la durée d'utilisation du compte, puis suppression ou anonymisation dans un délai raisonnable après sa clôture.
• Données de réservation et d'intervention : le temps nécessaire à l'exécution du service, puis conservation en archive pour la durée des délais légaux applicables.
• Documents comptables et de facturation : durée légale de conservation applicable.
• Justificatifs des Professionnels : pendant la durée de la relation, puis pour la durée nécessaire à la preuve des vérifications effectuées.
• Messages de la messagerie interne : pendant la durée de la relation et le temps utile à la gestion d'un éventuel litige.
• Photos et vidéos jointes à une demande : le temps nécessaire au traitement de la demande et à la gestion d'un éventuel litige.
• Données techniques et journaux de sécurité : durée limitée proportionnée à la finalité de sécurité.
• Avis : tant qu'ils sont publiés sur la plateforme.

HEPHEN met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de protéger les données contre la perte, l'altération, la divulgation ou l'accès non autorisé, notamment :

• chiffrement des échanges (HTTPS) ;
• contrôle et restriction des accès selon les rôles ;
• cloisonnement des données et règles d'accès au niveau de la base de données ;
• stockage des justificatifs dans des espaces non publics ;
• journalisation des actions sensibles ;
• sauvegardes régulières.

Il est rappelé qu'aucun système n'est infaillible. Les utilisateurs doivent conserver leurs identifiants confidentiels et signaler sans délai tout accès suspect.

HEPHEN utilise :

• des cookies strictement nécessaires au fonctionnement de la plateforme (session, sécurité, préférences essentielles), qui ne requièrent pas de consentement ;
• le cas échéant, des cookies de mesure d'audience ou de performance, déposés uniquement avec votre consentement.

Vous pouvez à tout moment retirer votre consentement et configurer votre navigateur pour refuser ou supprimer les cookies. Le refus des cookies non essentiels n'empêche pas l'utilisation de la plateforme.

HEPHEN envoie des communications liées au service : confirmation de compte, réinitialisation de mot de passe, suivi de réservation, rappels de rendez-vous, informations de paiement et de facturation. Ces messages sont nécessaires à l'exécution du service.

Les utilisateurs peuvent gérer leurs préférences de notification (application, e-mail, SMS) depuis leur espace personnel. Les communications à caractère commercial, lorsqu'elles existent, ne sont envoyées qu'avec consentement et comportent un moyen de désinscription.

Lorsque la fonctionnalité est utilisée, la plateforme peut traiter une donnée de localisation afin de faciliter la saisie de l'adresse d'intervention, de calculer les distances et les frais de déplacement, et d'afficher le suivi de l'approche du Professionnel.

La localisation précise de l'appareil n'est utilisée qu'avec l'autorisation de l'utilisateur, qui peut la refuser ou la révoquer à tout moment dans les réglages de son appareil ou de son navigateur. L'adresse d'intervention peut alors être saisie manuellement.

Vous disposez, dans les conditions prévues par la réglementation, des droits suivants :

• droit d'accès à vos données ;
• droit de rectification des données inexactes ou incomplètes ;
• droit à l'effacement, sous réserve des obligations légales de conservation ;
• droit à la limitation du traitement ;
• droit d'opposition au traitement fondé sur l'intérêt légitime ;
• droit à la portabilité des données que vous avez fournies ;
• droit de retirer votre consentement à tout moment, pour les traitements qui en dépendent.

Exercice des droits

Vous pouvez exercer vos droits en écrivant à contact@hephen.com. Une vérification d'identité peut être demandée afin d'éviter toute divulgation à un tiers. HEPHEN répond dans le délai d'un mois, pouvant être prolongé en cas de demande complexe.

Si vous estimez, après nous avoir contactés, que vos droits ne sont pas respectés, vous pouvez introduire une réclamation auprès de la Commission nationale de l'informatique et des libertés (CNIL), autorité de contrôle française.

La plateforme est réservée aux personnes majeures. HEPHEN ne collecte pas sciemment de données concernant des mineurs. Si des données relatives à un mineur sont portées à notre connaissance, elles sont supprimées dans les meilleurs délais.

Lorsqu'un utilisateur transmet des informations relatives à un tiers (occupant du logement, personne présente sur place, contact à joindre, photo d'un lieu ou d'un bien), il s'engage à disposer du droit de les communiquer et à informer la personne concernée. Ces données sont traitées uniquement aux fins de la prestation demandée.

HEPHEN met en œuvre des contrôles destinés à prévenir la fraude, les usurpations d'identité, les faux comptes, les paiements frauduleux et les contournements de la plateforme. Ces contrôles peuvent inclure l'analyse des justificatifs, des données de connexion et des comportements de réservation, et peuvent conduire à la suspension d'un compte ou au refus d'une transaction.

Les avis publiés comportent le prénom de leur auteur, la note attribuée, le commentaire et la date. Ils sont visibles publiquement sur la fiche du Professionnel concerné et peuvent alimenter la note globale de la plateforme. Les avis contraires à la réglementation ou aux règles de la plateforme peuvent être refusés ou retirés.

En cas de réclamation ou de litige, HEPHEN peut conserver les éléments utiles à l'établissement des faits : historique de la réservation, échanges de messagerie, médias transmis, informations de paiement et validations d'intervention. Cette conservation est limitée à ce qui est nécessaire à la gestion du litige et à l'exercice des droits en justice.

La présente politique peut être modifiée afin de tenir compte des évolutions de la plateforme ou de la réglementation. La version applicable est celle publiée sur cette page. En cas de modification substantielle, les utilisateurs sont informés par un moyen approprié.

Pour toute question relative à la protection de vos données personnelles :

E-mail

contact@hephen.com

Téléphone

06 29 71 72 33

Adresse

HEPHEN — 23 rue du Faubourg Saint-Honoré, Paris, France

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